[업무용 사내 메신저 팀업(TeamUP)] 왜 사내 커뮤니케이션 협업툴이 필요한가?

회사는 여러 명이 함께 일을 하기 때문에 커뮤니케이션의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 구성원간의 커뮤니케이션이 원활해지면 업무 효율성이 증가하는 것은 누구나 아는 사실입니다.

우리는 직장에서 회의, 사내 메신저, 전화, 이메일 등 다양한 수단을 이용해서 서로 소통하고 있습니다. 업무환경이 변화함에 따라 사람들마다 협업하는 수단 역시 변화했지만, 정작 기업에서 사용하는 사내 커뮤니케이션 협업툴에 대해서는 많은 투자나 관심이 미치지 못했습니다. 특히 모바일 환경이 새롭게 출현하면서 업무환경이 크게 변화하였는데도, 아직 구시대적인 수단으로 비효율적인 업무를 하고 있습니다.

1. 협업 방식은 어떻게 발전했을까?

회사에서 협업을 하기 위해 사용하는 대표적인 방법은 회의(면대면)입니다. 회의는 서로 시간을 맞춰야 하고, 장거리 제약 등 한계점이 많은 방식이었습니다. 90년대부터 PC가 보급되면서 업무환경이 한번 크게 변화합니다. IT기술의 발달로 협업 방식이 이메일을 중심으로 이루어졌습니다. 그리고 업무보조수단으로 메신저와 화상채팅이 도입되어 PC 앞에만 있다면 누구와도 협업이 가능해졌습니다. 2000년대 후반에 모바일이 새롭게 출현하면서 또다시 업무 환경이 바뀌며 협업 스타일도 사무실이 아닌 외부까지 확장됩니다. 모바일 환경과 PC 환경을 막론하고 근무할 수 있는 통합 협업툴들이 등장하면서 스마트 워크가 보급되기 시작했습니다. 

2. 조직 내 커뮤니케이션이 어려워진 이유

모바일 인스턴트 메신저가 빠르게 성장하면서 업무에도 이를 활용하는 사례들이 많이 늘어났습니다. 노후화된 그룹웨어 형태로는 변화한 업무환경을 제대로 수용하기 어렵기 때문에, 기존 그룹웨어에서도 모바일 환경이 지원되는 것이 중요한 이슈로 자리 잡았습니다. 그러나 생각보다 기업들의 소극적인 대처로 인해 적시에 대응을 하지 못했습니다.

시간과 장소에 관계없이 업무를 수행해야 하는 일이 늘어나자 직원들은 카카오톡, 라인 등을 사내 자료 공유 및 업무 지시사항 전달 등의 업무용도로 사용하기 시작했습니다. 해당 서비스들은 기업용으로 만들어진 것이 아니기 때문에, 협업에 부적합한 부분이 많아 불편함을 감수하고 이용하는 경우가 많았습니다. 개인의 기호에 따라 어떤 직원과는 A메신저로 대화하다가 다른 직원과는 B 메신저로 대화해야 하는 상황도 빈번해지면서 업무 히스토리 파악이나 사내 기밀 유출 등의 부작용이 나타나기 시작했습니다. 회사 입장에서는 소중한 업무 자료가 여기저기 나뉘게 되고, 직원들은 파일 저장기간만료 등으로 인해 불편함을 겪게 됩니다. 이러한 단점만 놓고 보아도 업무용 커뮤니케이션 툴은 일반 메신저와 구별되어 사용되어야 합니다.

3. 업무용 커뮤니케이션 툴의 도입 필요성

이미 해외를 중심으로 많은 기업들이 사내 메신저와 업무용 커뮤니케이션 협업툴을 도입하며 효과적인 커뮤니케이션과 비용 절감을 경험하고 있습니다. 대표적으로 MS의 야머(yammer), 슬랙(Slack) 등의 커뮤니케이션 툴이 있으며, 페이스북 역시 기업용 페이스북을 만들겠다고 나섰습니다. 국내에서도 이와 비슷한 서비스 형태의 기업용 협업툴에 대한 니즈가 높아지고 있는 상황입니다. 삼성이나 현대차가 사내용 메신저를 개발하기로 한 것 역시, 업무용 커뮤니케이션을 도입함으로써 분산된 자료의 통합, 기밀유출방지, 효율적인 의사소통 등의 얻는 이점이 훨씬 크기 때문입니다. 

기업용 협업툴에 대한 니즈는 날로 증가하지만 막상 시스템 도입을 하기는 쉽지 않은 것이 사실 입니다. 비용과 시간에 여력이 있는 대기업은 많은 비용을 들여 직접 입맛에 맞게 솔루션을 구축해서 사용할 수 있습니다. 하지만 대부분의 중소 기업들은 부담이 크기 때문에 진행하기 어려운 방식입니다. 이 같은 기업 환경 때문인지 최근에는 SaaS 형태의 클라우드 기반 서비스 바람이 기업용 커뮤니케이션 협업툴에도 불고 있습니다. 어떤 기업이든 필요한 만큼의 비용을 지불하면 원하는 서비스를 빌려 쓰는 형태가 가능해진 것입니다. 시중에 나와 있는 여러 서비스들을 비교해보고 회사에 가장 적합한 형태의 서비스를 도입하면 보다 나은 업무 환경을 경험할 수 있을 것 입니다. 

팀업은 검색기능, 사내 메신저, 파일 관리, 클라우드 등을 이용해

PC와 모바일에서 최상의 협업 환경을 만들어 주는 협업툴 입니다.

이미 많은 기업들이 새로운 환경에 맞춰 팀업을 도입하고 있습니다. 

더 늦기 전에 팀업과 함께 업무 효율성을 향상해 보세요.